Datenschutzerklärung zur Anmeldung zu Veranstaltungen
Datenschutzerklärung für Teilnehmer:innen von Veranstaltungen
Informationspflichten gegenüber Teilnehmer:innen an Lakeside Science & Technology Park GmbH Veranstaltungen gem. Art. 13 DSGVO und nach Art. 14 DSGVO
Verantwortliche
Die Lakeside Science & Technology Park GmbH (Im Folgenden: »Wir«) ist als Veranstalterin die verantwortliche Stelle für die personenbezogenen Daten der Teilnehmer:innen (Im Folgenden: »Sie«) von Veranstaltungen im Sinne des österreichischen Datenschutzgesetzes.
Wir schützen Ihre Privatsphäre und Ihre privaten Daten. Wir erheben, verarbeiten und nutzen Ihre personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit dem Inhalt dieser Datenschutzerklärung sowie den anwendbaren europäischen Datenschutzgesetzen. In dieser Datenschutzerklärung möchten wir Sie darüber informieren, welche personenbezogenen Daten wir über Sie erheben, verarbeiten und nutzen.
Die Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:
Lakeside Science & Technology Park GmbH
Lakeside B11, 9020 Klagenfurt am Wörthersee, Österreich
T +43 463 22 88 22-0
F +43 463 22 88 22-10
dsgvo@lakeside-scitec.com
Allgemeines zur Verarbeitung personenbezogener Daten
1. Personenbezogene Daten
Personenbezogene Daten werden nur erhoben oder verarbeitet, wenn Sie diese Angaben, im Rahmen einer Veranstaltungsanmeldung, freiwillig angeben. Sofern keine erforderlichen Gründe im Zusammenhang mit einer Geschäftsabwicklung bestehen, können Sie jederzeit die zuvor erteilte Genehmigung Ihrer personenbezogenen Datenspeicherung mit sofortiger Wirkung schriftlich (z.B. per E-Mail an dsgvo@lakeside-scitec.com) widerrufen.
2. Umfang der Datenerhebung
Folgende Daten werden von uns im Rahmen einer Veranstaltungsanmeldung und -durchführung verarbeitet:
- Anrede,
- Namensdaten (Vorname, Nachname, Titel),
- Kontaktdaten (Straße, PLZ, Ort, E-Mail-Adresse, Telefonnummer),
- erfolgte Anmeldungen zur gesamten Veranstaltung oder zu Teilen der Veranstaltung,
- Datum der Anmeldung,
- Zusatztext/Nachricht (optional)
Mit der Anmeldung nehmen Sie zur Kenntnis, dass wir auf der Veranstaltung Fotos und/oder Videoaufnahmen zur Dokumentation der Veranstaltung anfertigen, welche – ohne Honoraranspruch Ihrerseits –in unseren Publikationen oder im Internet (auch auf unseren sozialen Medien) durch die uns veröffentlicht werden können.
3. Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
In der Folge haben wir zu besserer Übersicht den Zweck der Datenverarbeitung bei einer Veranstaltungsanmeldung angeführt:
Wir verarbeiten Ihre Daten auf Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO (Vertrag/Vorvertrag) und auf Grundlage von Art. 6 Abs. 3 Satz 1 Buchstabe b DSGVO (Organisationsuntersuchungen und Geschäftsstatistiken), um folgende Zwecke zu erfüllen:
- Organisieren und abwickeln der jeweiligen Veranstaltung,
- Verwalten der erfolgten Anmeldungen zu einer Veranstaltung,
- Bewahren einer Übersicht über die Anzahl der erfolgten Anmeldungen,
- Erstellen einer Teilnehmerliste,
- Erstellen von Namenskarten,
- Kontrollieren der Anwesenheit,
- Übermitteln von Veranstaltungs- und Vortragsunterlagen,
- Dokumentieren der Veranstaltung,
- Verarbeiten der Daten zur Zahlungsabwicklung (sofern Sie Empfänger:in einer Rechnung sind),
- Ausstellen von Teilnahmebescheinigungen,
- Durchführen von statistischen Auswertungen und Aufbereitungen der Veranstaltungen.
Wir verarbeiten Ihre Daten auf der Rechtsgrundlage für die Zusendung ist nach Abwägung und Wahrung unserer überwiegenden berechtigten Interessen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i.V.m. § 7 UWG, um folgende Zwecke zu erfüllen:
- Übermitteln von Information über weitere oder sich wiederholende Veranstaltungen von uns oder Veranstaltungen, die mit verschiedenen Kooperationspartnern durchgeführt werden.
- Zielgerichtete Einladung zu Veranstaltungen, nach Themenzugehörigkeit oder sich wiederholende Veranstaltungen, die schon einmal besucht wurden.
- Telefonisches nachfragen betreffend der Bestätigung einer Teilnahme an einer Veranstaltung nach Einladung in Einzelfällen bei organisatorischer Notwendigkeit.
- Nutzen von auf der Veranstaltung angefertigten Fotos und/oder Videos zur Berichterstattung über die Veranstaltung in den Medien.
- Speichern der auf der Veranstaltung angefertigten Fotos und/oder Videos in unserem Archiv, die sie zu organisatorischen Zwecken (insbesondere um Gestaltung und Settings zum Vergleich für Folgeveranstaltungen) heranziehen zu kann.
- Einsetzen für interne Zwecke, unter anderem bei Filmvorführungen im Rahmen firmeninterner Veranstaltungen, sowie im Intranet bzw. in internen Kommunikationssystemen.
- Verwenden von Fotos, die allgemein das Geschehen oder die Szenerie einer Veranstaltung abbilden, ohne konkrete Personen hervorzuheben oder einzelne Personen oder Kleingruppen zu zeigen, zur Bewerbung der gleichen Veranstaltung im Folgejahr oder weiterer Veranstaltungen, sowie zur Berichterstattung über das Event auf der Website und/oder oder Werbemitteln (zu Fotos und/oder Videos, die kleine Gruppen oder Einzelpersonen abbilden, siehe unten).
4. Empfänger oder Kategorien von personenbezogenen Daten
Ihre personenbezogenen Daten werden übermittelt an:
- ggf. mit der Organisation und Durchführung einer Veranstaltung beauftragte Dienstleister,
- an Dritte, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder Sie vorab in die Datenübermittlung eingewilligt haben,
- an Institutionen, die Kooperationspartner und/oder Mitorganisatoren sind, oder falls die Veranstaltung in einem anderen Unternehmen oder Veranstaltungsort stattfindet, ggf. zur Einlasskontrolle
- bei kostenpflichtigen Veranstaltungen unsere Finanzbuchhaltung zur Zahlungsabwicklung
- Im Sinne der optimalen inhaltlichen Vorbereitung der Referentinnen und – sofern es sich um Treffen zum Erfahrungsaustausch oder zur Vernetzung handelt – des fachlichen Austauschs der Teilnehmerinnen untereinander werden Name und Institution an die Referentinnen bzw. anderen Teilnehmerinnen (geschlossener Personenkreis) weitergegeben.
Unsere Dienstleister für die technische Unterstützung der Anwendung und für die Betreuung der Veranstaltung haben Zugriff auf die Daten.
5. Dauer der Speicherung
Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus dann erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht. Ihre Bild-/Aufnahmedaten werden so lange gespeichert, wie es für den Zweck der Datenverarbeitung erforderlich ist. Insbesondere hängt dies von folgenden Kriterien ab:
- Art der Abbildung
- Rahmen, innerhalb dessen die Aufnahme getätigt wurde
- Eignung zur Darstellung der Organisationshistorie
- Grad des Eingriffes in die Geheimhaltungsinteressen des Betroffenen
Datenübermittlung an Dritte
Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte findet nur statt, wenn Sie zuvor in die Datenweitergabe eingewilligt haben, oder wenn die Datenweitergabe zur Durchführung des Vertragsverhältnisses erforderlich ist, oder wir aufgrund gesetzlicher Bestimmungen und/oder behördlicher oder gerichtlicher Anordnungen zu einer Datenweitergabe berechtigt oder verpflichtet sind. Dabei kann es sich insbesondere um die Auskunftserteilung für Zwecke der Strafverfolgung, zur Gefahrenabwehr oder zur Durchsetzung geistiger Eigentumsrechte handeln. Externe Dienstleister und Partnerunternehmen erhalten Ihre Daten nur, soweit dies zur Abwicklung des Vertrages erforderlich ist oder Sie zugestimmt haben. In diesen Fällen beschränkt sich der Umfang der übermittelten Daten jedoch auf das erforderliche Minimum. Soweit unsere Dienstleister mit Ihren personenbezogenen Daten in Berührung kommen, stellen wir sicher, dass diese die Vorschriften der Datenschutzgesetze in gleicher Weise einhalten. Bitte beachten Sie auch die jeweiligen Datenschutzhinweise der Anbieter.
Datensicherheit
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen (TOM) im Sinne des Art 5 Abs 1 lit f bzw Art 32 DSGVO, um Ihre personenbezogenen Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, unbeabsichtigte oder unrechtmäßige Löschung, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder Veränderung, unberechtigte Weitergabe oder unbefugten Zugriff Dritter zu schützen. Es gibt jedoch keine Methode der Übertragung von Informationen über das Internet und keine elektronische oder physische Speicherung, die absolut und vollständig sicher ist, weshalb wir die Sicherheit, der über das Internet an unserer Website übermittelten Daten, nicht gewährleisten oder garantieren.
Wir sind aber bemüht, dieses Risiko so weit wie möglich zu reduzieren. Wir unterhalten deshalb gemäß dem aktuellen Stand der Technik entsprechende Maßnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit und zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten. Insbesondere werden Ihre Daten bei uns verschlüsselt übertragen. Wir bedienen uns dabei des Codierungssystems SSL (Secure Socket Layer). Ob eine einzelne Seite unseres Internetauftrittes verschlüsselt übertragen wird, erkennen Sie an der geschlossenen Darstellung des Schlüssel- beziehungsweise Schloss-Symbols in der Statusleiste Ihres Browsers.
Alle unsere Mitarbeiter, unsere Kooperationspartern und etwaige Dritte, die wir für die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten beauftragt, sind verpflichtet, Ihre Daten streng vertraulich zu behandeln.
Betroffenenrechte
Unsere Datenverarbeitungen beruhen auf den einschlägigen Gesetzen (siehe die Rechtmäßigkeitsbestimmungen in Art. 6 DSGVO). Bitte berücksichtigen Sie, dass für die Einhaltung gesetzlicher Rechte und Pflichten und zum Schutz öffentlicher Interessen (z.B. des Gesundheitswesens) Sonderregeln bestehen können. Ob diese Regeln auf Sie anwendbar sind, kann nur im Einzelfall behandelt werden.
Folgende Ihnen zustehende Rechte können Sie hinsichtlich der Datenverarbeitung geltend machen. Voraussetzung dafür ist, dass Sie eine Identität nachweisen und, falls Sie für jemand anderen auftreten, auch die Vertretungsberechtigung (Kinder sind für Leistungsangelegenheiten im Sozialversicherungsrecht ab Vollendung des 14. Lebensjahres berechtigt, selbst zu handeln):
Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), ob und in welchem Ausmaß personenbezogene Daten über Sie verarbeitet werden.
Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtig verarbeiteter Daten verlangen.
Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO, »Recht auf Vergessenwerden«): Sie können eine Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, sofern der Zweck, für die sie erhoben worden sind, weggefallen ist, eine unrechtmäßige Verarbeitung vorliegt, die Verarbeitung unverhältnismäßig in Ihre berechtigten Schutzinteressen eingreift oder sich die Datenverarbeitung auf Ihre Einwilligung stützt und Sie diese widerrufen haben. Zu beachten ist hierbei, dass es andere Gründe geben kann, die einer sofortigen Löschung Ihrer Daten entgegenstehen können, z.B. gesetzlich geregelte Aufbewahrungspflichten, anhängige Verfahren, Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, Führung von Archiven etc.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Sie haben das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen, wenn Sie die Richtigkeit Ihrer Daten bestreiten, und zwar für eine Dauer, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der Daten zu überprüfen, ob die Verarbeitung Ihrer Daten unrechtmäßig ist, Sie aber eine Löschung ablehnen und stattdessen eine Einschränkung der Datennutzung verlangen, wir die Daten für den vorgesehenen Zweck nicht mehr benötigen, Sie diese Daten aber noch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen brauchen, oder Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung der Daten eingelegt haben.
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Sie können verlangen, dass Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung stellen, sofern dies nicht nach Art. 20 Abs. 3 DSGVO eingeschränkt ist und die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt und die anderen Voraussetzungen dieser Bestimmung zutreffen.
Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
Dieses Recht besteht für den Fall, dass eine Datenverarbeitung nicht zu den gesetzlich zwingenden Aufgaben von uns gehört. Bitte bedenken Sie, dass gesetzliche Aufgaben nicht durch Widerspruch verändert werden können.
Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit von Fotos und Video
Wenn Sie nicht auf zur Veröffentlichung bestimmten Fotos bzw. Videos, welche auf der Veranstaltung angefertigt werden, abgebildet sein wollen, teilen Sie dies bitte direkt auf der Veranstaltung dem Fotografen/der Fotografin bzw. dem Videoteam mit oder halten Sie sich in Bereichen auf, wo nicht fotografiert bzw. gefilmt wird.
Der Verwendung dieser Fotos und Videos kann auch später durch Nachricht an dsgvo@lakeside-scitec.com widerrufen werden. Unsere Veröffentlichung der betroffenen Fotos und Videos wird nach Eintreffen des Widerrufs eingestellt oder die betroffenen Fotos bzw. Videos werden nach Eintreffen des Widerrufs von uns so bearbeitet, sodass keine Identifizierung mehr möglich ist. Bis zum Zeitpunkt des Eintreffens des Widerrufs erfolgte Veröffentlichungen bleiben davon unberührt.
Wir weisen darauf hin, dass die Fotos und Videos bei der Veröffentlichung im Internet oder in sozialen Netzwerken weltweit abrufbar sind. Eine Weiterverwendung und/oder Veränderung durch Dritte kann hierbei nicht ausgeschlossen werden. Eine vollständige Löschung der veröffentlichten Fotos und Videoaufzeichnungen im Internet kann durch uns nicht sichergestellt werden, da z.B. andere Internetseiten die Fotos und Videos kopiert oder verändert haben könnten. Gedruckte Medien werden verteilt, ggf. können auch diese Drucksachen weitergegeben werden. Wir können nicht haftbar gemacht werden für Art und Form der Nutzung durch Dritte wie z. B. für das Herunterladen von Fotos und Videos und deren anschließender Nutzung und Veränderung.
Recht auf Beschwerde
Zuständig für Beschwerden ist die Datenschutzbehörde:
1030 Wien, Barichgasse 40-42, Telefon: +43 1 52 152-0, dsb@dsb.gv.at
Bevor Sie ein formelles Beschwerdeverfahren eröffnen, bitten wir Sie um direkte Kontaktaufnahme mit uns. Oft lassen sich Missverständnisse und Unrichtigkeiten rasch und einfach auf dieses Weise erledigen.
Änderungen der Datenschutzerklärung
Es kann vorkommen, dass wir diese Datenschutzerklärung anpassen müssen. Wir behalten uns daher das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu ändern. Eine jeweils aktuelle Version ist auf der Website oder der jeweiligen Veranstaltung verfügbar. Bitte suchen Sie die Website regelmäßig auf und informieren Sie sich über die geltenden Datenschutzbestimmungen.